Tipps für die Vereinsarbeit | |||||||
Satzung | Grundlage für die Vereinsarbeit ist die Satzung. Generell ist das Recht der Vereine im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt, und zwar ab Paragraf 21. Vereine zu gründen ist sogar ein Grundrecht, es beruht auf Artikel 9 des Grundgesetzes. - Aufgabe der Satzung ist es, den Rahmen des Gesetzes inhaltlich auszufüllen, dazu gehören:
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Wahl | Wenn die Satzung steht, ist der Vorstand personell zu besetzen. Zu empfehlen sind wenigstens die Stellen
Bitte beachten Sie dabei die fünf demokratischen Wahlregeln: 1. frei (keiner muss wählen) 2. allgemein (jeder darf wählen) 2. gleich (ein Mitglied = eine Stimme) 3. unmittelbar (keine "Wahlmänner") 4. geheim (Stimmzettel und Urne, wenn auch nur ein Mitglied dies verlangt). Zu zählen sind dabei die abgegebenen Stimmen, davon die ungültigen, Enthaltungen, Ja- und Nein-Stimmen. Die gewählte Person ist zu fragen, ob sie das Amt annimmt. | ||||||
Teilnehmer- listen | Bei der Gründungsversammlung, aber auch bei der Jahreshauptversammlung, immer bei Wahlen, sollte eine Teilnehmerliste herumgereicht werden, die Vor- und Zuname, ggf. Anschrift, und Unterschrift enthalten soll. In den Kopf der Liste gehören Ort und Datum und ggf. Zweck der Versammlung. Die Teilnehmerlisten werden zu den Vereinsakten genommen. Besteht eine Mitgliederdatei, kann ein alphabetischer Ausdruck mit in die Versammlung genommen werden, auf dem nur noch unterschrieben zu werden braucht. Meist erfährt der Vorstand so auch Neuigkeiten zu Mitgliedschaften (Adressänderungen o.ä.). | ||||||
Protokoll | Das Wahlergebnis, aber auch alle übrigen Beschlüsse der Mitgliederversammlungen und des Vorstandes sollen in Protokollen schriftlich festgehalten werden. Meistens reichen Ergebnis-Protokolle. Bei sehr kontroverser Diskussion kann auch eine ausführliche Niederschrift der Redebeiträge mit Namen der Personen sinnvoll sein. Protokolle sollte der Schriftführer verfassen und diese dem Vorsitzenden geben, der sie in der nächsten Vorstandssitzung genehmigen lässt. Selbstverständlich sollte eine geordnete Ablage sein, damit über Jahre (und Jahrzehnte) die Vereinsarbeit nachvollziehbar ist. Dies hilft auch sehr bei Vereins-Jubiläen. Dem Schriftführer kann darüber hinaus die Pressearbeit, Korrespondenz mit den Mitgliedern (Einladungen, Geburtstage, ...), den Behörden o.ä. übertragen werden. | ||||||
Finanzen | Beim Geld hört die Freundschaft auf - dies gilt auch in Vereinen. Als Grundlage für die Vereinsfinanzen dienen Mitgliedsbeiträge und für besondere Anlässe Umlagen. Es hat Vorteile, die Beiträge nicht in der Satzung selbst, sondern einer speziellen Beitragsordnung zu regeln. Hierin kann stehen, ob für Kinder und Jugendliche bzw. (Langzeit-)Arbeitslose ermäßigte Beiträge gelten sollen, wie gezahlt werden soll (bar in der Jahreshauptversammlung, per Überweisung auf das Vereinskonto oder - am besten mit Lastschrift) und auch wann und wie oft (jährlich bis 1. März, vierteljährlich, ...) Der Kassierer sollte die Mitgliederliste bzw. besser noch -datei führen. Alle Ein- und Austritte werden ihm mitgeteilt. Er hat zu überwachen, dass alle Mitglieder tatsächlich bezahlen. Stellt er Rückstände fest, obliegt es ihm - ggf. gemeinsam mit dem Schriftführer - zu mahnen. Auch über den Ausschluss wegen wiederholter Nichtzahlung trotz Mahnung sollte die Satzung Regeln enthalten. Auch für die Ausgaben, die dem Satzungszweck entsprechen müssen und keine Mitglieder finanziell begünstigen dürfen (außer Ersatz entstandener Auslagen), ist der Kassierer verantwortlich. Hier gilt die alte Buchführungsregel: "Keine Buchung ohne Beleg.". Die Bargeld-Kasse sollte nur kleine Bestände aufweisen, alle größeren Zahlungen über ein Girokonto geleitet werden. Dringend ratsam ist, nur zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam verfügen zu lassen, also das in Wirtschaft und Verwaltung bewährte "Vier-Augen-Prinzip" anzuwenden. | ||||||
Prüfer | Die Kasse und das Konto sind jährlich von dazu von der Mitgliederversammlung bestimmten Kassenprüfern ausführlich zu untersuchen. Hier geht es um die Fragen:
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Eintragung | Hat der Verein eine Satzung und einen Vorstand, so ist er noch nicht rechtsfähig. Bei einem Notar ist die Gründung zu beurkunden und die Unterschriften des Vorstandes sind zu beglaubigen. Zusammen mit der Original-Satzung, die von mindestens 7 Gründungsmitgliedern unterschrieben sein muss, und dem Gründungsprotokoll wird der Antrag auf Eintragung gestellt. Die Vereinsregister führt das Amtsgericht. Selbstverständlich müssen später auch wesentliche Satzungsänderungen und neue Vorstandsmitglieder eingetragen werden. | ||||||
Gemein- nützigkeit | Damit der Verein Spenden (man spricht jetzt von Zuwendungen) empfangen darf und keine Körperschaftssteuern zahlen muss, sollte er als gemeinnützig anerkannt werden. Hierzu ist beim Finanzamt ein Antrag zu stellen. Die Steuerbefreiung gilt immer nur für drei Jahre. Dem Kassierer sollte auch die Pflicht, alle drei Jahre die Steuererklärung einzureichen, auferlegt werden. Für die Zuwendungsbescheinigung gibt es Mustervordrucke, und zwar je einen für Sach- und für Geld-Zuwendungen. Damit können die Mitglieder ihre Spenden von der Einkommen- bzw. Körperschaftssteuer absetzen, die "Spendenfreudigkeit" gerade von Unternehmern wird so deutlich erhöht. Nach Paragraf 52 Abgabenordnung (AO) ist demnach gemeinnützig:
(Aus: WiSo Vereinsratgeber "Alles o.k. im e.V., Buhl Data, Seite 122) | ||||||
Muster | Ratgeber und Muster offizieller Art (Satzung u.ä.) finden Sie im Bereich Links. | ||||||