Was ist eine Datenbank?
Standardsoftware verständlich gemacht

Die meisten von Ihnen haben am Arbeitsplatz einen Personal Computer stehen - und etwa ebensoviele ein eigenes Gerät zu Hause. Doch was unterscheidet den PC vom Terminal? Welche Programme innerhalb eines Office-/Suite-Paketes sind für welchen Zweck geeignet? Und schließlich: Wo liegen die Vorteile einer Datenbank gegenüber anderen Programmen?

Diesen drei Fragen wollen wir heute nachgehen. An einem Terminal - oder altertümlich "Datenendgerät" genannt - können Sie nur Daten erfassen, und zwar über die Tastatur. Oder Daten lesbar machen über Bildschirm und/oder Drucker. Mehr, insbesondere rechnen, kann das Terminal nicht, folglich ist es ein "dummes" Gerät. Terminals sind immer über eine Datenleitung an einen Großrechner angeschlossen, in dem die Datenverarbeitung abläuft.

PCs dagegen haben eine "eigene Intelligenz". Mit ihrem Prozessor, Betriebssystem und Programmen können sie ganz allein Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe (Merkwort EVA) leisten. Der Anschluss an einen Großrechner oder einen Server ist zwar auch möglich und heute weit verbreitet, aber nicht notwendig.

Auf einem PC wird nach dem Einschalten zuerst das Betriebssystem (meist MS-Windows) gestartet. Dies ist ein Programm, mit dem der Rechner andere Programme versteht und bearbeitet.

Auf den Festplatten der meisten PCs sind sog. Office-Pakete und Suites installiert. Diese umfassen meistens:
- Textverarbeitung
- Tabellenkalkulation
- Präsentation
- Datenbank
- Terminkalender u.ä.

Beim am häufigsten gebrauchten Microsoft Office heißt die Textverarbeitung Word, bei Lotus WordPro (früher AmiPro). Nahezu jeder von Ihnen hat damit schon Briefe, Vermerke, Rundschreiben, Beschlussvorlagen o.ä. geschrieben. Ihnen ist dabei aufgefallen, dass Textprogramme zwischen Formatvorlagen (Layoutbögen) mit festen Vorgaben und Ihrem eigenen Text unterscheiden. Verarbeitet werden dort Absätze, die aus Sätzen, diese aus Wörtern bestehen. Alle Absätze zusammen bilden das Dokument.

Ein großer EDV-Vorteil ist dabei auf Ihrer Seite: die jederzeitige Änderbarkeit. Hat sich ein Fehler eingeschlichen oder wollen Sie einen gespeicherten Text für eine ähnliche Sache leicht abwandeln, kein Problem. Dem neuen Ausdruck sieht man die vorherige Form nicht mehr an.

Eines jedoch werden Sie vielleicht schon vermisst haben: Textprogramme können im Allgemeinen nicht rechnen. Wenn Sie häufer Tabellen mit Zahlen bearbeiten, die sich z.B. von Monat zu Monat ändern, die mit Summen, Prozentangaben o.ä. zu versehen sind, ist eine Tabellenkalkulation viel zweckmäßiger.

Das Kalkulationsprogramm von MS Office heißt Excel (bei Lotus 1-2-3) und ist ein echter Klassiker. Es arbeitet wie die Tabellenkalkulationen der anderen Hersteller in drei Ebenen:

a) der Ergebnisebene
b) der Format-/Stilebene
c) der Formelebene.

Der Bildschirm ist dabei in Spalten, die mit Buchstaben betitelt sind, und in Zeilen, die mit Zahlen beschriftet sind, eingeteilt. Und jede dieser Zellen kann über die Eingabezeile befüllt werden.

So können Sie zunächst einmal Text eintragen, außerdem Zahlen. Aber das Besondere ist: Auch Formeln lassen sich abspeichern. Hier gilt: Formeln beginnen mit einem Vorzeichen (+ bzw. -), einer Ziffer, einer Vorklammer oder mit dem Zeichen = (Lotus @, genannt "Klammeraffe"). Mit diesem Zeichen werden Funktionen aufgerufen, z. B. "=Summe (B4:B9)" addiert alle Zahlen aus den Zellen B4 bis B9 (bei Lotus von .. bis mit zwei Punkten statt Doppelpunkt). Ändern Sie eine oder mehrere dieser Zahlen, wird automatisch die Summe neu ausgerechnet. Große Rechenwerke, die mit diesem Werkzeug erstellt werden, können durchaus mehrere Tausend Zahlen und Formeln umfassen.

Bevor ich es vergesse: Formeln können natürlich auch kopiert werden. Das Programm passt sie dabei an; kopieren Sie z. B. aus der Zelle B10 die Summenfunktion nach C10, lautet dort die Formel "=Summe (C4:C9)". Damit ist (wie schon bei Textprogrammen) auch der Vorteil der schnellen Kopierbarkeit auf Ihrer Seite.

Nun könnten Sie sich sagen: "Mehr brauche ich nicht." Aber möchten Sie nicht auch manchmal mehr Komfort beim Eingeben mit auf dem Bildschirm angezeigten Formularen? Wollen Sie nur einen Teil Ihrer Daten (z.B. von diesem Jahr) auswerten? Oder möchten Sie die Daten in eine andere Reihenfolge (nach Namen statt nach Datum) sortieren?

An dieser Stelle hilft eine Textverarbeitung überhaupt nicht weiter. Auch Tabellenkalkulationen haben hier ihre Tücken. Die Lösung ist ein Datenbankprogramm, beim MS Office Access (bei Lotus Approach, zu deutsch: annähern).

Datenbanken sind zunächst nichts anderes als elektronische Karteien. Jede Datei besteht aus Datensätzen wie eine Kartei aus den Karteikarten. Der einzelne Datensatz besteht aus Feldern. Und jetzt kommt das Besondere:

Datenbanken bestehen aus mindestens zwei Dateien, die über ein gemeinsames Feld miteinander verbunden sind. Diesen Satz sollten Sie sich merken. Bildlich könnte man es sich so vorstellen, dass je zwei Karten aus verschiedenen Kästen mit Bindfäden verbunden sind. Im Rechner geht das sehr elegant.

Hier möchte ich Ihnen die beiden am weitesten verbreiteten Varianten zeigen: Zuerst die hierarchische Datenbank, nach der Großrechner arbeiten. Unter einem Hauptschlüssel, der Kundennummer, hängen nach dem Prinzip "Mobile" die Segmente, z. B. bestehende Konten, Name und Anschrift, Grunddaten, Sperren und Hinweise u.s.w. An diesen Segmenten wie "bestehende Konten" hängen die einzelnen Kontonummern. Daran hängen die Salden, Umsätze, Konditionen u.s.w. Der Zugang zur Datenbank ist immer über den Hauptschlüssel, aber auch über einige Nebenschlüssel möglich, wie z. B. jede der Kontonummern. Oft genutzt haben Sie vermutlich die Suchabfrage oder Alpha-Suche mit Name und Vorname des Kunden, also einem weiteren Nebenschlüssel.

Relationale Datenbanken im PC sind anders aufgebaut. Jede Datei kann nachträglich mit anderen bestehenden oder neuen Dateien verknüpft werden. Voraussetzung ist nur, dass beide Felder vom selben Typ sind (beide numerisch, beide Text o.ä.). Aber Vorsicht: Ziffern lassen sich auch in Textfelder eingeben. Haben Sie das Geburtsdatum in einer Datei als "Datumsfeld" (damit numerisch), und der anderen als "Textfeld", angelegt, gelingt das nicht!
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Zum besseren Verständnis habe ich hier ein Beispiel für Sie, meine Bücherdatenbank in Approach. Sie besteht aus fünf Dateien (BUCH, BUCHKATE, BUCHKLAS, BUCHBLOK und BUCHLAG). Die schwarzen Fäden stellen die Verbindungen dar. So ist das Feld KLASSE in der Datei BUCH mit dem gleichnamigen Feld in der Datei BUCHKLAS verbunden.
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Im Bild oben stammen die blauen Felder "Inhalt" usw. übrigens aus anderen Dateien der Datenbank. Das Feld mit orangem Hintergrund wurde automatisch per Formel abgeleitet.

Doch was haben Sie davon?

1. Vorteil: Eingaben werden auf Gültigkeit geprüft. In das Feld KATEGORIE der Datei BUCH können Sie nur die Werte eingeben, die zuvor in der Datei BUCHKATE hinterlegt worden sind. Sie werden vor Fehleingaben geschützt.

2. Vorteil: Sie brauchen nur die unbedingt notwendigen Angaben einzugeben, alle bereits hinterlegten Stammdaten können bei Auswahl, Auswertung und Ausdruck dennoch herangezogen werden. So kann ein Ausdruck auch das Fach, den Inhalt oder die Bedeutung beinhalten, obwohl Sie beim einzelnen Buch nur eine zweiziffrige Nummer eingegeben und dabei Zeit und Platz gespart haben.

3. Vorteil: Sie brauchen Änderungen nur an einer Stelle einzugeben. Ändert sich z. B. der Name einer Kategorie ("Geschichte" in "Historie"), so genügt eine Änderung in der Datei BUCHKATE. In BUCH wird automatisch der neue Fachname gezogen.

Nun dürfte es Ihnen nicht mehr schwerfallen, das richtige Werkzeug auszuwählen. Nachdem Sie sich die Frage nach den Vorteilen der einzelnen Programme für Ihre konkrete Aufgabe gestellt haben, liegt die Lösung auf der Hand.

*) DOS und Windows sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp., Lotus ist eingetragenes Warenzeichen der IBM Corp.

(Veröffentlicht in "Wir über uns", Zeitung von und für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreissparkasse Sangerhausen, Ausgabe 21,Dezember 1999/Januar 2000, zuletzt angepasst Herbst 2015)
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