Gutes Benehmen am PC
E-Mail-Knigge - bekannte Höflichkeitsformen gelten auch für die elektronische Post

Das Schöne an der E-Mail ist ihre Schnelligkeit. Aber genau darin liegen auch die Tücken dieser modernen Kommunikationsform. Denn bei der kurzlebigen Post verzichten viele Verfasser auf die höflichen Umgangsformen, die in geschriebenen Briefen selbstverständlich wären. Im Berufsleben macht das keinen guten Eindruck. Das sollten Sie beim Mailen beachten:

Anschrift, Anrede, Gruß und Absender
  • Verzichten Sie bei einer E-Mail nicht auf die Anrede. Achten Sie auf die korrekte Schreibweise und - falls vorhanden - akademische Grade und Titel. Ausnahme: Wenn eine Arbeitsgruppe in ständigem E-Mail-Kontakt steht, etwa bei einem gemeinsamen Projekt, ist es nicht unhöflich, keine Anrede voran zu stellen.
  • Aus Amerika und damit den Anfängen der elektronischen Kommunikation stammt die Gepflogenheit, jede Person einfach zu duzen. Das ist längst überholt. Duzen Sie in einer Mail nur diejenigen, die Sie sonst in Schrift und Sprache auch duzen würden.
  • Ebenso wie eine höfliche Anrede gehört auch ein Gruß zur E-Mail. Wählen Sie ihn passend zu Ihrem Image und zu Ihrer Beziehung zum Empfänger. Nicht als Gruß brauchbar sind Abkürzungen wie "MfG".
  • Achten Sie auf Ihre eigene E-Mail-Adresse. Diese sollte nicht lächerlich wirken, d.h. im Geschäftsverkehr den Nachnamen und am besten auch den Vornamen bzw. dessen Anfangsbuchstabe enthalten. Nach dem @-Zeichen sollte Ihre geschäftliche Web-Adresse bzw. die Ihres E-Mail-Dienstes folgen. Tabu sind nur Vornamen und vor allem Kosenamen. Solche Mails werden die meisten Empfänger gleich als "Spam" aussortieren und ungelesen löschen. Besonders wichtig auch bei Bewerbungen!

Verwendungszweck
  • Über jede E-Mail gehört ein Verwendungszweck. Dieser ist unverzichtbar für den Empfänger, der "gewollte" von "ungewollten" (Spam) Mails unterscheiden muss. Formulieren Sie den Betreff so aussagekräftig wie möglich. So kann der Empfänger schnell entscheiden, wie dringend Ihre E-Mail ist.
  • Weitergeleitete Mails bekommen meist ein "RE", "WG" oder "Antwort" vor den Verwendungszweck. Prüfprogramme schreiben meist noch einen Kommentar dahinter. Bitte beseitigen Sie diese unnötigen Teile, denn kurze Verwendungszwecke ermutigen eher zum Lesen.

Inhalt
  • So schnell eine E-Mail auch versendet werden kann: Nehmen Sie sich beim Verfassen die Zeit, Wörter auszuschreiben. Abkürzungen - vor allem missverständliche - sind in keiner Form der Korrespondenz zu empfehlen.
  • Ein komplett in Kleinbuchstaben geschriebener Text ist sehr lese-unfreundlich. Wörter oder ganze Sätze in Großschreibung können - wie im Chat - als "Anschreien" empfunden werden.
  • Achten Sie auch darauf, das Ihre E-Mail frei von Rechtschreibfehlern ist. Solche Patzer wirken auf andere nachlässig oder gar dumm.
  • Bilden Sie Absätze, die aus höchstens fünf - eher kurzen - Sätzen bestehen. Sie erleichtern dem Leser die Informationsaufnahme.
  • Seien Sie sich bewusst, dass E-Mails mit vertraulichem Inhalt von jedem mitgelesen werden können! Außerdem können Mails vom Empfänger an fremde Personen weiter geleitet werden, die sie nach Ihrem Willen gar nicht haben sollen.

Kopien, Empfangsbestätigung
  • Es gilt als unhöflich, alle möglichen Mitmenschen mit E-Mail-Informationen "zuzumüllen", die für sie unwichtig sind. Rauben Sie anderen nicht die Zeit, indem Sie einen unnötig großen Verteilerkreis wählen.
  • Verzögert sich die eigene Antwort, ist es höflich, einen Zwischenbescheid zu schicken. Nutzen Sie dafür ruhig auch die bei vielen E-Mail-Programmen vorhandenen automatischen Kurzmitteilungen.
  • Wenn Sie eine Mail beantworten, genügt meist ein Klick auf den entsprechenden Knopf Ihres Mail-Programmes. Die Mail-Adressen von Absender und Empfänger werden dabei einfach getauscht, und die alte Mail wird der neuen angehängt. Doch lassen Sie die Antwort-Funktion nicht zu einem "Bandwurm" von hin und her gesendeten Mals werden. Bitte löschen Sie die vorletzte und jede ältere Version aus der Antwort, so sparen Sie Übertragungszeit und Speicherplatz.

Anhänge
  • Die Mail selbst sollte kurz sein, höchstens eine Bildschirmseite umfassen. Längere Texte hängen Sie besser an - in einem Dateiformat, das der Empfänger auch lesen kann. Hier hat sich vor allem das PDF-Format als Standart etabliert. Es bietet zudem den Vorteil, das sein Inhalt (meistens) nicht mehr verändert werden kann.
  • Versenden Sie große Anlagen nur, wenn der Empfänger sie wirklich braucht oder gewünscht hat. Es kann sehr störend sein, wenn ein E-Mail-Anschluss wegen einer langen Übertragung blockiert ist. Richtgröße: Maximal 1 MB, dies wird bei Digitalfotos leicht überschritten, dann bitte Bild komprimieren oder verkleinern.
  • Angehängt werden kann jede Form von Datei: Text, Tabelle, Bild - und Programm. Hier kann es gefährlich werden, weil sich gerade in scheinbar harmlosen Anhängen gefährliche Schadprogramme wie Viren und Würmer breit machen können. Seien Sie vorsichtig beim Öffnen von Dateianhängen! Und unterziehen Sie nicht nur empfangene Mail-Anhänge einem Viren-Check, sondern auch die Dateien, die Sie selbst anhängen und versenden möchten.
  • Vertrauliche Inhalte können in verschlüsselten Anhängen, die sich nur mit einem Passwort öffnen lassen, halbwegs sicher transportiert werden.

Smileys, Emoticons, Akronyme, Gefühlskommentare
  • In offiziellen Geschäfts-Mails haben Smileys oder "Emoticons" nichts zu suchen.
  • Die in Amerika so beliebten Akronyme haben in deutschen E-Mails nichts verloren. Akronyme sind Anfangsbuchstaben von Wörtern aus dem Englischen wie "CU" für "See you" oder "4U" für "For you". Sie passen eher in SMS auf dem Handy.
  • Gefühlsäußerungen von Typ *lach*, *grins* oder *stöhn* sollten Sie sparsam einsetzen, und zwar nur bei ständigen Mail-Partnern, die diese auch richtig verstehen.

    Quellen:
    Prospekt "Tip der Woche" der "Kaufland"-Märkte, von Inge Wolff vom ADTV, 11. Dezember 2006,
    Zeitung "Märkische Allgemeine", von Wilfried Schütte vom Institut für Deutsche Sprache in Mannheim, 1. Juni 2006
    Buch "Ratgeber Briefe, E-Mails, SMS", von Prof. Dr. Karl-Dieter Bünting und Ulrike Pospiech, Tandem Verlag Königswinter (2005)
Beliebte Zeichen
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Standard-Emoticons:
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Benutzer-Icons:
:-)
Der lächelnde Smiley
8-)
Smiley mit Brille
:-(
Der traurige Smiley
:-!
Raucher, Rauchpause
;-)
Der Augen zwinkernde Smiley
:-?
Pfeifenraucher
:´-( :~-(
Der weinende, heulende Smiley
:-Q
Zigarrenraucher (Kippe im Mundwinkel)
:'-)
Vor Freude weinender Smiley
:-[
Vampir
:-X
Smiley-Kuss
(:-)
Glatzkopf
(:-* :-*
Der küssende Smiley
-:-) =:-)
Punker
{}
Umarmung
&:-)
Elvis-Frisur
:-D
Der herzhaft lachende Smiley
B:-)
Sonnenbrille
:-P
Der Zunge ausstreckende Smiley
{:-)
Toupet
%-(
Der verwirrte, traurige Smiley
}:-)
Toupet verrutscht (gehörnter Ehemann)
:-O
Der erschrockene, erstaunte Smiley
*<:-)
Zipfelmütze (Weihnachtsmann)
:-/ :-\
Der skeptische Smiley
d:-)
Baseballkappe, Bauarbeiterhelm
':-/ :-S
Der sehr skeptische Smiley
:^)
Stupsnase
(:-$
Der kranke Smiley
:0)
Clownnase
%*}
Der Sturz betrunkene Smiley
:-=)
Oberlippenbart (altmodisch)
(:-&
Der böse Smiley
:-{)
Schnautzer
(-.-)Zz
Der schlafende Smiley
:-)=
Ziegenbart
:-[
Der beleidigte Smiley
:-)}
Kinnbart
:o
Der erstaunte Smiley
8:-)
kleines Mädchen
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Smiley mit Lachkrampf
:-)8
großes Mädchen
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Der teuflisch grinsende Smiley
:-)B
noch größeres Mädchen
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Der fluchende Smiley
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