Urkunden

Urkunden - Dokumente - Papiere - Ordner

Nervt Sie manchmal der "Papierkram"? Was kommt da nicht alles ins Haus von Behörden, Banken oder Sparkassen, Versicherungen, vielleicht sogar von Anwälten, Steuerberatern oder Gerichten? Antworten müssen Sie so oder so, aber was machen Sie danach mit all den Schriftstücken?

Wie bewahren Sie Ihre „Papiere auf? Im Laufe des Lebens hat sich jede/jeder eine gewisse Form angewöhnt, vielleicht von den Eltern abgeguckt - und sich wohl auch schon geärgert, wenn eine wichtige Unterlage nicht - mehr - greifbar war. Lästige Behördengänge und Kosten für Zweitschriften lassen sich jedoch vermeiden.

Mein erster Tipp: Trennen Sie wichtige von unwichtigen Papieren.

Nicht jeder Brief von einer Behörde, Bank, Sparkasse, Versicherung, einem Handwerker, Versandhändler usw. muss über Jahre oder Jahrzehnte aufbewahrt werden. Die Tabelle am Schluss dieses Artikels nennt die am häufigsten vorkommenden Dokumente. Sie gibt an, wo und wie lange ein Schriftstück verwahrt werden sollte bzw. muss.

Mein zweiter Tipp: Pflegen Sie eine Dokumenten-Mappe.

Ein stabiler Ringordner mit Klarsicht-Hüllen ist ein Muss in jedem Haushalt. Dieser Ordner sollte sowohl griffbereit als auch sicher verwahrt werden, am besten unter Verschluss, im Schreibtisch, Aktenschrank oder - wenn Sie haben - im Wand-Tresor. Wer noch mehr auf Nummer sicher gehen will, mietet sich ein Schließfach in seiner Bank oder Sparkasse. Dorthin gehören aber nur die wirklich wichtigsten Schriftstücke, also Urkunden, die Sie nur zwei bis vier Mal im Jahr anfassen müssen.

Mein dritter Tipp: Legen Sie wie Geschäftsleute für jeden Lebensbereich extra Ordner an.

Dies könnte insbes. für die Themen

Arbeit (alles vom oder an Arbeitgeber/n)
Auto (Kauf-/Leasing-Vertrag, Wartung, Reparaturen, ggf. Schadenfälle)
Bank/Sparkasse (alles außer Kontoauszüge)
Familie (Kindergarten, Schule, Betreuung der alten Eltern, Betreuungs-/Vorsorge-Vollmacht o.ä.)
Steuern (alles vom oder ans Finanzamt)
Versicherungen (Sozialversicherung wie Kranken- und Rentenversicherung), private Versicherungen wie Lebens-, Renten-, Gebäude-, Hausrat-, Haftpflicht-, Kraftfahrt-, Rechtsschutz o.ä.)
Vermögensanlage/Wertpapiere (Depotauszüge, Jahres-Steuerbescheinigungen, Kauf- und Verkaufs-Abrechnungen, Verkaufs-Prospekte)
Verträge des täglichen Lebens wie Telekommunikation (Verträge, Monatsrechnungen, PIN und PUK), Abonnemente (Zeitung, Zeitschrift u.s.w.), Einkäufe (Rechnungen, Quittungen, Garantiekarten, Betriebs-/Gebrauchs-Anleitungen), Reisen (Buchungs-Bestätigungen, Rechnungen o.ä.)
Wohnung/Haus (Betriebs- und Nebenkosten-Abrechnungen, Rechnungen für Reparaturen u.a., Protokolle von Wohnungseigentümer-Versammlungen usw.)

Mein vierter Tipp: Wählen Sie für jeden Bereich eine eigene Farbe,

z.B. gelb für Bank und Geld, rot für Kredite, blau für Versicherungen, schwarz für Steuern o.ä. Logisch, dass auf den Rücken jedes Ordners eine klare Aufschrift gehört, die auch einem "sachkunden Dritten" wie z. B. Familienangehörigen im Notfall das Auffinden erleichtert. Ich selbst beschrifte auch mit Bleistift.

Mein fünfter Tipp: Nehmen Sie dicke wie dünne Ordner,

je nach Menge der Papiere, und planen Sie Zuwachs mit ein. Ist ein dünner Ordner voll, kaufen Sie einen zweiten dazu oder tauschen ihn gegen einen dicken.

Mein sechster Tipp: Bewahren Sie elektronisch erhaltene Dokumente auf Datenträgern auf.

Das Thema der Form der Aufbewahrung ist nicht so einfach zu klären wie es den Anschein hat. So mancher bekommt wichtige Vertrags-Unterlagen heute in einem „elektronischen Postfach zugestellt, z.B. von Bank/Sparkasse, Versicherung, Telefon-Gesellschaft, Reise-Veranstalter usw. Ob Sie diese ausdrucken, müssen Sie selbst entscheiden. Ich selbst rate zu einer Papier sparenden Form. Wer noch weiter gehen will, scannt per Briefpost erhaltene Schriftstücke ein und speichert sie auf seiner Festplatte. Die Papiere werden danach einfach gestapelt. Was nicht Urkunden-Charakter hat, wird nach Jahresende und einem vollen Jahr in den Reißwolf geschickt. Aber: Achten Sie auf gute Qualität des Scans! Ein Probedruck sollte sich vom Original nur minimal unterscheiden, lieber eine höhere Auflösung am Scanner einstellen als eine zu geringe, Speicher-Sticks sind heute billig!

Mein siebter Tipp: Organisieren Sie die elektronische und die papierne Ordnung einheitlich.

Das soll heißen, dass für jeden Aktenordner auch ein virtueller Ordner auf Ihrer Festplatte eingerichtet werden sollte - oder umgekehrt.

Hinweis zum Abschluss: Für Selbständige und Unternehmer gelten längere Fristen.

Geschäftsunterlagen wie Handelsbücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen und Jahresabschlüsse, Lageberichte müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Besteht eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht, müssen die entsprechenden Belege ebenfalls über zehn Jahre aufbewahrt werden. Hierzu zählen auch Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge, Lohnabrechnungen, Verträge, Zahlungsanweisungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenberichte, Buchungsanweisungen, Aufzeichnungen über Warenbestandsaufnahmen, Jahresabschlusslisten, Reisekostenabrechnungen.

Empfangene oder abgesandte Geschäftsbriefe müssen hingegen grundsätzlich nur sechs Jahre aufbewahrt werden.

Und wenn persönliche Papiere weg können? Kaufen Sie sich am besten einen Aktenvernichter, der den sog. Patikel- oder Kreuzschnitt kann; solche Geräte sind im Bürofachhandel ab etwa 40 Euro zu haben.

Quelle: FinanzTest der Stiftung Warentest, Heft 2/2019, eigene Empfehlungen.

Unbenannte Seite

Dokument	Urkunde	Urkunden-Ordner	Aufbewahrungs-Frist
Arbeit
Schul-Zeugnis	Abschluss-Zeugnis ja	Ja	Lebenslang
Arbeits-Vertrag	Ja, aktueller und alle vorherigen	Ja, aktueller	Lebenslang
Arbeits-Zeugnis	Ja, alle (Zwischenzeugnisse nur bis zum Endzeugnis)	Ja	Lebenslang
Gehalts-/Lohn-Abrechnung	Bis zur Jahres-Entgelts-Bescheinigung bzw. elektronische Jahres-Lohnsteuer-Bescheinigung	Nein	2 Jahre
Entgelts-Nachweis	Bis zum Einkommensteuer-Bescheid vom Finanzamt	Nein	2 Jahre
Reisekosten-Abrechnung	Bis zur Gutschrift	Nein	2 Jahre
Bank
Girokonto-Auszüge	Privatgiro-Konto Geschäftsgiro-Konto	Nein Nein	3 Jahre 6 Jahre
Spar(kassen)buch	Ja (bei Lose-Blatt-Büchern Mappe mit neuestem Kontoblatt)	Ja	Konto-Schließung + 1 Jahr
Familie
Geburts-Urkunde	Ja!	Ja	Lebenslang
Heirats-Urkunde	Ja, auch nach Scheidung bzw. Tod	Ja	Lebenslang
Ausweis oder Reisepass	Pflicht, lebenslang eines der beiden Dokumente gültig zu besitzen	Ausweis im Geldbeutel	Bis zum Ablaufdatum
Sterbe-Urkunde	Ja für alle Vorfahren	Ja	Lebenslang
Erbschein	Ja	Ja	Lebenslang
Testament	Ja, eigenes und das von Erblassern, eigenes besser beim Amtsgericht verwahren lassen	Ja	Lebenslang
Gericht
Urteil	Ja, egal welcher Prozess	Ja	Lebenslang
Steuern
Einkommen-/Lohnsteuer-Erklärung	Bis zur Bestandskraft des Einkommen-steuer-Bescheides (1 Mon. nach Erhalt), besser fürs Folgejahr aufheben als Vorlage	Nein	2 Jahre
Rechnungen	Handwerker-Rechnungen, wenn abziehbar, im Original	Nein	2 Jahre
Spenden-Bescheinigung	Ab 200 Euro, im Original	Nein	2 Jahre
Zins-Bescheinigung	Im Original	Nein	2 Jahre
Steuerbescheid	Ja, falls nach Einspruch berichtigt, nur der neuste für das Steuerjahr	Ja, neuester	10 Jahre
Versicherung
Sozial-versich.-Ausweis	Zur Vorlage beim Arbeitgeber	Ja	Bis zur Rente, besser lebenslang
Renten-Meldung	Bescheinigung des Arbeitgebers	Ja	Bis zur Rente
Konten-Klärung Rente	Ja, neueste	Ja, neueste	Bis zur Rente
Versicherungs-Schein	Ja, alle Personen- und Sachversicherungen	Ja, alle	Vertragsende + 3 Jahre
Wohnung
Mietvertrag	Ja, aktueller und vorheriger	Ja	Vertragsende + 3 Jahre
Betriebs-/Heizkosten-Abrechnung	Ja, aktuelle und für das Vorjahr	Nein	3 Jahre, besser länger